Muitas empresas possuem interesse em adotar a nova sistemática de emissão de Notas Fiscais eletrônicas de forma voluntária, mas encontram dificuldades no gerenciamento ou não possuem o conhecimento completo da NF-e.

A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) é um documento de existência exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente. Tem como intuito documentar a operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e a autorização de uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte (SEFAZ de origem).

Este novo processo tem o objetivo de substituir a sistemática de emissão do documento fiscal em papel nos modelos 1 e 1A, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.

Para acobertar o trânsito de mercadorias, é impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal eletrônica, intitulada DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

O DANFE não é uma Nota Fiscal, nem a substitui, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso que permite ao detentor desse documento confirmar a sua efetiva existência.

Em determinados períodos, a Receita Federal relaciona uma série de segmentos de atividade como sendo obrigados a emitir Nota Fiscal eletrônica. Mas, independente da obrigatoriedade, toda empresa está habilitada ao credenciamento como voluntária ao projeto.

De maneira simplificada, o processo de emissão e envio de uma NF-e acontece da seguinte forma:

- A empresa emissora gera um arquivo eletrônico contendo as informações da Nota Fiscal e assina o arquivo digitalmente para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor;

- O arquivo eletrônico é transmitido, pela internet, para a Secretaria de Fazenda Estadual de jurisdição do contribuinte emitente.

- A SEFAZ efetua uma pré-validação do arquivo e devolve uma Autorização de Uso, sem a qual não pode haver o trânsito da mercadoria;

- A Secretaria de Fazenda Estadual disponibiliza a NF-e para consulta do destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico. Depois, transmite a NF-e para a Receita Federal e, no caso de uma operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda Estadual de destino da operação e para a SUFRAMA, quando aplicável;

- Para acobertar o trânsito da mercadoria, é impresso o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum. Ele serve de instrumento auxiliar na consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, permitindo a verificação da existência da NF-e.

Pensando nisso, a NVR Informática em parceria com a G2KA Sistemas desenvolveu o e-Fatura.

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